Morgens im Aufzug: Einkaufsleiter zu Projektleiter: „Übrigens, ich habe gehört, dass ihr Projekt nicht so gut läuft. Es gibt wohl Probleme mit einem Lieferanten.“ Projektleiter entgegnet: „Nein, kein Problem, alle Lieferanten sind auf Spur. Um welchen Lieferanten soll es denn gehen?“ Einkaufsleiter: „Keine Ahnung. Ich habe das aus der Kaffeeküche.“
„Na super“, denkt sich der Projektleiter, „Kommunikation darf doch keine Glückssache sein“.
Lesen Sie 5 Tipps für eine effektive Projektkommunikation:
1. Visualisieren Sie den Projektstatus für das Team und die Stakeholder
„Wollen Sie die Wahrheit oder einen Report?“ Moment mal, soll der Report nicht die Wahrheit über das Projekt aussagen? Leider tut er das häufig nicht, denn der Report enthält nicht die unmittelbare Information aus dem Projekt. Die Wahrheit wird tatsächlich häufig durch die berichteten Kennzahlen verzerrt. Welchen Nutzen hat beispielsweise die Aussage, dass 94% aller Projekte einen Grün-Status haben, wenn ein einzelnes rotes Projekt ein erhebliches Risiko darstellen kann?
Anders, wenn der Projektstatus visualisiert wird, wenn die Arbeitsdokumente des Projektteams in strukturierter Form jeden Tag vom Projektteam gepflegt und dargestellt werden, so dass ein einzelner Blick auf das entsprechende Board genügt, um den Status zu erfassen: Hängen kurz vor dem Sprint-Review noch fast alle Aufgaben in „in Progress“, oder in „Done“? Hat der Product Owner das Ergebnis der letzten Sprint-Präsentation direkt mit einem gut sichtbaren grünen Haken direkt auf dem Board bestätigt? Steht der Prototyp des zu entwickelnden Produkts im Team-Raum und sind alle qualitätsrelevanten Merkmale mit roten Punkten markiert? Es gibt viele Möglichkeiten, den Projektstatus zu visualisieren und damit allen Beteiligten die Möglichkeit zu geben, den wahren Projektstatus schnell und einfach zu erfassen.
2. Sorgen Sie für eine regelmäßige Kommunikation
Ein regelmäßiger Informationsfluss systematisiert die Kommunikation. Innerhalb des Teams kann das ein Daily Stand-Up, ein wöchentliches Projekt-Team-Meeting, Sprint-Reviews oder auch die ganz klassische Projektplanungsrunde sein. Wichtig ist, dass der Inhalt der Besprechung, der Teilnehmerkreis, Vor- und Nachbereitung und die Dokumentation klar geregelt ist und regelmäßig eingehalten wird.
Richtung der Kunden des Projektes geht es vor allem um Zielvereinbarung und Ergebnispräsentation. Auch hier sind regelmäßig sich wiederholende Formate sehr effektiv.
3. Stellen Sie über einen Kommunikationsplan sicher, dass alle Beteiligten die richtigen Informationen haben
Der Projektleiter stellt sicher, dass alle Beteiligten am Projekt ausreichend über relevante Inhalte informiert sind. Ein Kommunikationsplan zu Beginn des Projektes erstellt und an alle Beteiligte verteilt unterstützt eine effektive Kommunikation. Der Kommunikationsplan enthält die Information, welcher Beteiligte in welchem regelmäßigen zeitlichen Abstand, in welcher Form, über welche Inhalte des Projektes informiert wird.
4. Nutzen Sie digitale Medien
Immer seltener sind Projektteams an einem Ort. Immer häufiger besteht die Notwendigkeit, den Projektstatus in Online-Meetings zu präsentieren, Workshops online zu veranstalten und für die Projektarbeit digitale Medien zu nutzen. Projektteams treffen sich in digitalen Team-Räumen, nutzen virtuelle Boards und demonstrieren ihre Ergebnisse vor der Kamera. Von vorneherein auf digitale Medien in der Projektarbeit zu setzen, gibt dem Projektleiter und dem Team eine Flexibilität, die zu besserer Regelmäßigkeit, besserer Effektivität und damit zu höherer Transparenz führt.
5. Seien Sie immer bereit
Für die Erstellung eines Reports braucht es im besten Fall einen Knopfdruck. Ein visualisierter Projektstatus ist immer vorhanden, durch regelmäßige Kommunikation immer aktuell und die Erstellung geschieht in der täglichen Arbeit, ohne Zusatzaufwand für Projektleiter und Team.
Der Projektleiter in unserem Aufzug-Gespräch hätte etwa so antworten können: „Kommen Sie doch gleich mit Ihrem Einkäufer bei uns im Team-Raum vorbei. Dann schauen wir gemeinsam auf den Sourcing Status. Der hängt bei uns am Board und wird täglich aktualisiert.“