Speed – Ja genau, aber wie?

Speed ist was für Faule. Hä? Was bedeutet das denn? Ja genau, wer schnell fertig wird hat weniger zu tun.

Arbeit füllt den Raum aus, den man ihr gibt. Eine Weisheit, die nicht von der Hand zu weisen ist. Im Umkehrschluss: Wer effizient und effektiv unterwegs sein will, wer Geschwindigkeit aufnehmen will, tut gut daran, die für eine Aufgabe zur Verfügung stehende Zeit zu begrenzen. Das Stichwort: Timeboxing.

Wenn ich das alles so schön aufschreiben kann frage ich mich, warum ich mich selbst nicht daran halte. Letzte Woche in einem Workshop: „Wir machen open end“, „wir können noch nicht absehen, wie lang dieser Tagesordnungspunkt dauern wird“. So sind wir losgelaufen. Und: Der Workshop dauerte eine Stunde länger als geplant, wir sind nicht fertig geworden, wir hatten keine Zeit für eine Retro am Ende, alle waren unzufrieden mit dem Ergebnis: Zu viel Detailarbeit, bürokratische Vorgehensweise…

Mit Timeboxing zu mehr Speed

Glücklicherweise arbeite ich in diesem Projekt mit einem Top-Team. Also haben wir das am nächsten Tag offen besprochen und uns verabredet, in einem weiteren Workshop die Scherben zusammenzukehren und wieder Fahrt aufzunehmen. Drei Punkte haben wir vereinbart:

  1. Jeder von uns hat eine Aufgabe zur Vorbereitung mitgenommen. So konnten wir direkt mit einer „Startgeschwindigkeit“ den Folgeworkshop beginnen
  2. Wir haben uns am Anfang des Workshops klare Zeitfenster für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt gesetzt. Nachdem das jeweilige Zeitfenster vorbei war, sind wir konsequent zum nächsten Punkt übergegangen
  3. Wir haben uns am Ende des Workshops 15 Minuten für die Retro gelassen

So konnten wir nicht alles bis ins Detail ausdiskutieren, aber wir haben trotzdem das gewünschte Endergebnis erreicht – und das war uns wichtig.

Geschwindigkeit aufnehmen bedeutet nicht, jeden Schritt schneller zu machen, sondern sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und alles über Bord zu werfen, was nicht dem gewünschten Ergebnis dient