Projekte erfolgreich steuern – warum Dashboards nicht alles sind

Was du als CEO wirklich brauchst, um deine Projekte sicher zu steuern

Dein Projektdashboard ist schön bunt, oder? Tortenstücke, Balken, Fieberkurven. Alles blinkt, alles ist an seinem Platz. Termine, Kosten, Risiken, Leistung – du hast die Kennzahlen für alle Projekte auf einen Blick. Es fühlt sich an, als hättest du das Unternehmen fest im Griff. Fast wie ein Pilot im Cockpit.

Doch dann klingelt das Telefon. Dein wichtigster Kunde ist dran. Und was du da hörst, klingt gar nicht gut: Keine Freigabe für 17 Bauteile. Lieferunfähig. Der Aufsichtsrat weiß schon Bescheid. „Kannst du heute Nachmittag noch vorbeikommen? Die Hütte brennt.“ Und du weißt: Ein Produktionsstillstand kostet 25.000 Euro – pro Stunde.

Du springst ins Dashboard, klickst auf das Projekt. Termin gelb, Kosten grün, Leistung gelb, Risiko grün. Sieht doch eigentlich okay aus? Oder etwa nicht? Gelb ist doch fast grün. Ein Einzelfall? Leider nein.

Projekte erfolgreich steuern jenseits von Dashboards

Blindes Vertrauen in Dashboards ist ebenso fehl am Platz wie das Verteufeln von Kennzahlen. Was in vielen Unternehemen fehlt: Ein echter Blick auf das, was im Projekt wirklich abgeht.

Ein Zitat von Isao Yoshino bringt es auf den Punkt:

Bei Toyota ist das tief in der Unternehmenskultur verankert. „Gemba“. So nennt Toyota den Ort, an dem die Dinge tatsächlich geschehen. Das kann der Projektraum sein, das Produktionswerk, in dem das Produkt produziert wird, oder ein Kundenbesuch, um direktes Feedback zu bekommen.

Persönliches Beispiel: Projektsteuerung vor Ort

Ich erinnere mich gut an meine Zeit als junger Ingenieur. Ich hatte eine Feder konstruiert, so komplex, dass sie in der letzten Fertigungsstufe von Hand gebogen werden musste. Normalerweise saßen wir nur im Besprechungsraum mit dem Lieferanten der Feder. Aber diesmal sagte ich: „Lass uns runter in die Produktion gehen.“ Was ich dort sah, hat mich schockiert: Vier junge Frauen bogen meine Feder von Hand, alle mit Pflastern an den Fingern, um sich nicht zu verletzen. Wir haben die Konstruktion danach sofort überarbeitet. Diese Erfahrung hat mich bis heute geprägt.

Warum Dashboards allein nicht ausreichen

Als CEO ist es deine Aufgabe, regelmäßig über den Status deiner wichtigsten Projekte informiert zu sein. Du bekommst Reports, siehst Ampeln, KPIs, Forecasts. Das sieht oft gut aus, zumindest auf dem Papier. Aber wie findest du heraus, ob das, was dir berichtet wird, auch der Realität entspricht?

Denn gute Zahlen bedeuten noch lange keine guten Projekte. KPIs zeigen oft nur das, was dokumentiert wurde, nicht das, was tatsächlich passiert. Und wenn Probleme erst dann sichtbar werden, wenn dein Kunde schon eskaliert hat, ist es bereits zu spät.

7 Impulse, um Projekte wirklich erfolgreich zu steuern

Impuls 1: Auf Ergebnisse fokussieren statt nur KPIs

Schau dir nicht nur an, was erledigt wurde, sondern was dabei herauskommt. In vielen Projekten liegt der Fokus auf sogenannten Input-KPIs: Checklisten, die abgehakt werden, Meetings, die stattgefunden haben, Prozesse, die durchlaufen wurden. Diese Daten zeigen dir, ob du fleißig bist. Aber nicht, ob dein Projekt funktioniert. Dafür brauchst du Output-KPIs. Also solche, die das Ergebnis messen: Wie hoch ist der Ausschuss? Wie stabil ist die Produktion? Wie zufrieden ist der Kunde? Die Balance aus Input und Output zeigt dir, wie gut dein Projekt wirklich läuft.

Impuls 2: In die Zukunft blicken

Beim Autofahren schaust du ja auch nicht nur in den Rückspiegel. In vielen Projekten wird aber genau das gemacht: Oft werden historische Daten genutzt – die Zukunft wird aus der Vergangenheit extrapoliert. Kommt dann eine scharfe Kurve, landet man im Graben. Deshalb ist der Vergleich von Projektplan und belastbarer Prognose entscheidend.

Impuls 3: Aktuelle und ehrliche Daten nutzen

Kein KPI hilft dir, wenn die Zahlen veraltet oder geschönt sind. Eine „grüne“ Ampel nützt dir nichts, wenn der echte Projektstand rot ist. Das bedeutet: Schaffe Routinen, damit dein Team die Daten laufend aktuell hält. Nutze eine zentrale Datenquelle, in der alle zusammenarbeiten. Und hol dir regelmäßig einen Blick von außen, etwa durch Peer Reviews oder eine zweite Meinung im Vier-Augen-Prinzip.

Impuls 4: Ampel-Logik eindeutig gestalten

Rot heißt Stopp – logisch. In der Toyota-Produktion kann Jeder die Linie anhalten, wenn’s ein Problem gibt. In vielen Projekten ist Gelb das Risiko: Nicht eindeutig genug für Alarm, nicht ruhig genug für Entwarnung. Manche Unternehmen verzichten deshalb ganz auf Gelb und fragen stattdessen: Braucht das Projekt Unterstützung – Ja oder Nein?

Impuls 5: Projekte vor Ort erleben

Wenn du wirklich wissen willst, was los ist, dann geh dorthin, wo gearbeitet wird. Frag nach. Schau zu. Sei dabei. Viele Projektteams freuen sich, wenn du dir die Zeit nimmst. Es zeigt Wertschätzung. Und du bekommst Eindrücke, die dir kein Report liefern kann. Ein Format, das sich hier bewährt hat, ist der Visual Management Walk: Ein kurzer, stehender Rundgang durchs Projekt, bei dem echte Unterlagen, Pläne und Prototypen gezeigt werden. So wird Projektstatus greifbar.

Impuls 6: Ergebnisse gemeinsam prüfen

Sprint-Reviews sind fester Bestandteil agiler Teams: Das Team präsentiert, was im letzten Sprint erarbeitet wurde, und überprüft gemeinsam, ob die Ergebnisse der vereinbarten „Definition of Done“ entsprechen, also den vorher klar definierten Anforderungen für ein abgeschlossenes Arbeitsergebnis. Dieses Vorgehen schafft klare Erwartungen, objektive Qualitätsstandards und echte Verbindlichkeit. Auch im klassischen Projektmanagement kann diese Praxis Klarheit schaffen, das Qualitätsbewusstsein stärken und dem Projekt spürbaren Rückenwind geben.

Impuls 7: Positive Fehlerkultur leben

Fehler sind Lernchancen. Wenn im Team offen über Probleme gesprochen werden darf, entstehen echte Frühwarnsysteme. Dann wird nicht mehr vertuscht, sondern gegengesteuert. Und das spart Nerven, Geld und Zeit. Als Führungskraft kannst du das vorleben. Zeig, dass du selbst aus Fehlern lernst. Dann trauen sich andere auch.

Projekte erfolgreich steuern: Kein Geheimnis

Dashboards, KPIs und Tools sind wichtige Instrumente der Projektsteuerung. Genauso wichtig ist der direkte Kontakt zum Projekt: das persönliche Gespräch, das Beobachten vor Ort, das eigene Gespür für Menschen und Abläufe.

Wenn du die Daten mit echtem Interesse an Prozessen und Teams verbindest, entsteht ein vollständiges Bild. So steuerst du Projekte mit Klarheit und Verständnis.

Diese sieben Impulse sind kein Geheimnis, aber ihre Wirkung entsteht erst, wenn du sie bewusst in deinen Führungsalltag integrierst. Es geht darum, sie aktiv zu leben – mit deinem Team, in deinen Routinen, in deinem Unternehmen.

In AlignPRO^®, unserem Betriebsmodell für projektorientierte Organisationen, sind diese Impulse fest verankert; als Routinen, Prinzipien und Führungswerkzeuge. Wenn du mehr darüber erfahren willst oder dich dazu austauschen möchtest: Melde dich gern. Wir freuen uns auf den Dialog mit dir.